Conceitos e Navegação Geral

Você já se deparou com uma fila de trabalho que possuía muitas pendências ou processos, mas o sistema só apresenta um número limitado de registros? Veja neste vídeo como carregar todos os objetos da fila de trabalho, utilizando o Page Down.

O SAJ Procuradorias apresenta o histórico da pendência através do fluxo de trabalho, dando assim ao procurador uma visão abrangente sobre todas as etapa das que antecederam o momento da consulta. Veja no vídeo abaixo como visualizar o histórico da pendência através do fluxo.

Você já se deparou com uma fila de trabalho que possuía muitas pendências ou processos, mas o sistema só apresenta um número limitado de registros? Veja neste artigo como carregar todos os objetos da fila de trabalho.

1. No menu Processos, acesse a opção Fluxo e clique na fila de trabalho desejada. Já dentro da fila, role a barra de rolagem até a última pendência.

2. Observe o número de pendências exibidas e pressione a tecla Page Down (ou PgDn) do seu teclado.

Por alguns instantes o sistema exibirá a mensagem Carregando os objetos da fila. Aguarde, por favor.

3. Uma vez carregados os objetos, observe como o número de itens na fila aumenta automaticamente.

Viu como é fácil? Lembre-se de que o sistema aumenta o número de objetos visualizados aos poucos e de que é possível repetir este procedimento quantas vezes forem necessárias até encontrar a pendência desejada, ok?

 

A customização do ambiente de trabalho no Fluxo de Trabalho permite uma melhor organização das atividades uma vez que você pode definir as colunas que deseja visualizar, em que ordem elas devem aparecer e etc. Vamos ver como se dá essa personalização?

Para começar, acesse o seu Fluxo de Trabalho (menu Processos, opção Fluxo) e clique sobre a fila de trabalho que deseja customizar.

1. Umas das customizações disponíveis é a visualização dos resultados das colunas de maneira ascendente ou descendente. Para isso, basta clicar no cabeçalho da coluna e clicar com o botão direto do mouse, a seguir, todos os resultados serão exibidos de acordo com aquele critério, seja de forma ascendente ou, com mais um clique, descendente.

Essa ordenação também pode ser acionada clicando com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna. No menu que se abrirá, clique uma das primeiras opções do primeiro grupo.

2. O segundo grupo de opções customiza as colunas em exibição, que podem ser agrupadas, removidas ou adicionadas ao ambiente de trabalho.

Clicando em Agrupar por esta coluna, o sistema mudará a visualização dos resultados, agrupando os semelhantes de acordo com o critério da coluna indicada.

Clicando em Remover esta coluna, o sistema retira da visualização a coluna indicada bem como os dados exibidos por ela. 
Clicando em Configurar colunas, o sistema mostra ao usuário as colunas que não estão sendo exibidas e ele tem a opção de incluir na visualização aquelas que desejar, bastando arrastar as opções até o cabeçalho do ambiente de trabalho.

3. No terceiro grupo de opções, é possível personalizar o alinhamento das informações (que pode ser à direita, à esquerda ou ao centro) e acionar o Melhor Tamanho, que adéqua a largura das colunas de acordo com o tamanho do texto do cabeçalho.

4. No quarto e último grupo de opções, é possível aplicar a configuração de melhor tamanho a todas as colunas, e optar por mostrar ou esconder os agrupamentos realizados.

5. Além de tudo isso, ainda é possível alterar a ordem das colunas. Para tanto, clique sobre uma delas e arraste-a até a posição em que deseja que ela fique.

6. Depois de customizar seu ambiente de trabalho, e deixá-lo do jeito que você prefere, não se esqueça de salvar esse estilo personalizado para utilizar sempre que desejar. Para tanto, clique no botão com desenho de disquete na barra de ferramentas, insira um nome de sua preferência e clique em  Salvar. 


Seu novo estilo ficará disponível na opção Estilo de visualização.
Cadastre quantos quiser!

Tanto na Agenda quanto no Fluxo de Trabalho do SAJ Procuradorias é possível realizações ações em lote, ou seja, selecionar mais de um processo ou pendência para os quais será aplicada a mesma atividade.

Essa seleção pode ser dar em sequência, como por exemplo, as cinco ou dez primeiras pendências da agenda ou do de um fila do fluxo, ou com intervalos entre as ocorrências, como por exemplo, selecionando a primeira, a terceira, a quinta, a sexta e a décima pendência de uma fila ou da agenda.

Confira, a seguir, como selecionar vários objetos, dentro ou fora de ordem, para cumprir uma mesma tarefa.

1. Acesse sua Agenda, ou Fluxo de trabalho na fila desejada.

2. A seguir, clique na primeira das pendências (1) a serem selecionadas e:

• aperte a tecla SHIFT para seleção de itens em sequência; ou
• aperte a tecla CTRL para seleção de itens em ordem aleatória.

3. Com a tecla SHIFT ou CTRL apertada, selecione com o mouse as demais pendências (2) necessárias.

4. Uma vez que todos os itens desejados tenham sido selecionados, solte a tecla apertada e clique na atividade que deseja executar.

Vale lembrar que a realização de atividades em lote é uma excelente ferramenta para conferir agilidade ao seu dia-a-dia, porém, não aplicável em todas as situações, uma vez que alguns procedimentos exigem análise individual.

 

Nesta funcionalidade você pode visualizar/configurar o teor do ato eletrônico diretamente no fluxo de trabalho do SAJ Procuradorias. O conteúdo do documento, enviado pelo tribunal, é convertido em HTML para exibição, preservando a formatação original, como fontes e estilos de texto. Dessa forma, é possível ter acesso ao teor do ato eletrônico de forma prática e com a mesma aparência do documento original.

Para habilitar a extração do conteúdo do teor será necessário realizar a configuração das informações desejadas e as rotas utilizadas pelo dataScience (IA). Para isso, siga o passo a passo abaixo:

Passo 1: no SAJ ADM, acesse o menu ‘Apoio’ (1), submenu ‘Configurações’ (2) e clique na funcionalidade ‘Configurar IA para extração de textos’ (3).

Passo 2: na tela em questão, selecione a opção ‘Habilitar a extração de textos’ (1) e, em seguida, selecione o tipo de extração ‘HTML’ (2).

Passo 3: selecione o tipo de processamento padrão: ‘S4: texto original completo’ (3).

Passo 4: em ‘Rotas’ (4) insira a URL (link) e as rotas de acesso a API de extração.

A URL e rotas de acesso são fornecidas pela equipe de dataScience, sendo necessário que o consultor ou suporte do cliente solicite as informações.

Passo 5: a visualização do teor via workflow ficará disponível nas informações adicionais do processo, na aba ‘Teor do Ato’ (1).

Dessa forma, não é necessário abrir a pasta digital do processo para visualizar o documento, tornando a consulta mais ágil e aumentando a eficiência no acompanhamento dos processos.

O Fluxo de trabalho é o módulo do sistema com o qual você acompanhará todo o ciclo do processo, desde o cadastro até o encerramento das atividades. É por meio dele que você realizará grande parte do seu trabalho cotidiano, como emitir documentos, controlar prazos, visualizar os processos e realizar outras atividades.
1. Existem duas formas de acessar o fluxo de trabalho:

• por meio do menu Processos, opção Fluxo; ou
• por meio do atalho Fluxo de Trabalho na Tela inicial do SAJ Procuradoria.

2. Ao clicar em qualquer uma das duas opções indicadas, o sistema exibirá a tela do fluxo de trabalho. Confira, a seguir, suas funcionalidades iniciais.

• Fluxos de trabalho: a tela é separada em fluxos de trabalho, que podem ser alterados de acordo com a sua necessidade. Para alternar entre os fluxos, utilize o campo Fluxo de trabalho, que fica no canto superior esquerdo da tela e clique na seta para visualizar as opções disponíveis. Algumas das opções mais comuns entre as procuradorias são os fluxos de Execução Fiscal, Contencioso e Consultivo.
  
  
   
• Subfluxos: cada fluxo de trabalho é organizado em subfluxos, que podem ser por exemplo, dos tipos Processos, Intimações, Pendências, Manifestações, Documentos dentre outros.
  
  
   
• Filas de trabalho: dentro de cada subfluxo estão localizadas as filas, ou seja, todas as atividades relacionadas diretamente ao fluxo de trabalho selecionado. Para expandir o menu do subfluxo e visualizar as suas filas, clique no ícone Expandir, representado por um sinal de mais (+) na lateral esquerda de cada opção.
  
  

Alguns exemplos de filas do subfluxo de processos:

• Digitalização: nessa fila serão exibidos todos os processos que são físicos e estão aguardando digitalização pelo responsável;
• Revisão: nessa fila constarão todos os processos que já foram cadastrados e estão aguardando a revisão, que é o procedimento de verificar se todas as informações do cadastro estão condizentes com a realidade;
• Distribuição: nessa fila estarão todos os processos que estão com o procurador-chefe aguardando a distribuição para os procuradores de sua chefia;
• Redistribuição: essa fila exibirá todos os processos que estão aguardando a redistribuição pelo procurador-chefe.

• Recebimento de citações e recebimento de intimações: essas duas filas são visualizadas pelo procurador, que poderá visualizar todas as intimações e citações que estão no prazo de carência para recebimento. Nesta fila o procurador do processo poderá receber voluntariamente os atos.

Compreendidas as noções iniciais a respeito do subfluxo de processos, confira, agora, o funcionamento do subfluxo de pendências.

É por meio dele que o procurador visualizará todos os afazeres vinculados aos seus processos. Sempre que uma intimação, citação ou publicação entrarem no SAJ, uma pendência é adicionada ao fluxo. 

Veja, agora, alguns exemplos de filas do subfluxo de pendências:

• Redistribuir pendência: nesta fila, o procurador-chefe poderá redistribuir uma pendência de um procurador para outro, desde que seja um procurador ativo em sua chefia. É importante frisar que a redistribuição de pendência não altera o procurador do processo, apenas o procurador que atuará na pendência que foi redistribuída.
• Minhas pendências: esta fila irá exibir um somatório de todas as filas do subfluxo de pendências do procurador, com exceção das filas encerradas e canceladas;
• Manifestações e prazos a confirmar: esta é a primeira fila de uma pendência, é nela que a classificação desta pendência será efetuada, relacionando as manifestações que devem ser efetuadas pelo procurador e seus respectivos prazos.

• Prazos confirmados: esta é a fila do fluxo de pendências em que o procurador poderá visualizar todas as pendências que já passaram pela classificação citada anteriormente, nela o procurador poderá organizar suas atividades de forma a priorizar, delegar assessor e executar as atividades que forem prioritárias, gerando celeridade em seu dia-a-dia;
• Com assessor definido: as pendências serão encaminhadas para esta fila sempre que um procurador designar um assessor para executá-la.

Outro subfluxo muito presente nas procuradorias é o subfluxo de Manifestações. É nele que ficam os documentos finalizados e os que ainda estão em elaboração.

As principais filas disponibilizadas neste subfluxo são:

• Em elaboração: todo documento em elaboração, seja ele criado através de uma pendência ou não, ficará nesta fila, enquanto os documentos estiverem nesta fila o seu autor poderá redigi-los livremente;
• Revisar minuta do assessor: é nesta fila que o documento ficará quando um assessor enviar um documento para o procurador da pendência efetuar a revisão;
• Retificar minutas: quando um procurador verificar a necessidade de uma correção no documento elaborado pelos assessores, ele o envia para a retificação. O assessor por sua vez irá receber este documento para retificação nesta fila do fluxo;
• Documentos ag. Protocolização: todo documento que é enviado para o tribunal através de integração, ficará nesta fila até que o seu protocolo seja confirmado.

Na visão atual de trabalho em uma Procuradoria, as atividades são desempenhadas a partir do recebimento de atos (intimações, publicações, citações). Com o SAJ Procuradorias, o modelo de fluxo de trabalho proporciona a subdivisão considerando a atuação dos Procuradores e seus auxiliares com base em processos, pendências e documentos, possibilitando aos usuários a execução de múltiplas atividades de forma independente e paralela, sob um mesmo processo. Assim, um Procurador pode delegar, sob um único processo de sua atuação, duas atividades distintas e concomitantes para sua assessoria. Ou ainda, pode solicitar subsídios complementares para atendimento do prazo judicial, utilizando recursos de controle interno de prazos e retorno das informações,  a exemplo do encaminhamento de solicitação de cálculos, ofícios, dispensas de manifestações, entre outros.

Toda a forma de organização das atividades dos Procuradores e seus auxiliares, por meio do Fluxo de Trabalho, traz à Procuradoria uma gestão visual e organizada das atividades e prazos. E, com o intuito de melhorar o planejamento estratégico e organizacional da Procuradoria, o SAJ disponibiliza ferramentas de gestão de produtividade por peças produzidas, processos vinculados, prazos cumpridos, considerando pesquisas por níveis hierárquicos, matérias, órgãos judiciais e outros condicionantes.

 

Você sabia que o SAJ Procuradorias tem uma funcionalidade que lhe permite procurar processos com assuntos semelhantes? Ela pode ser muito útil no momento de encaminhamento entre chefias, por exemplo, e em diversas outras situações.

Veja, a seguir, como utilizar essa ferramenta para agilizar a sua rotina. 

1. Para abrir o Fluxo de Trabalho, acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo.

2. Com o Fluxo de Trabalho aberto, localize a coluna Assunto e perceba que ali constam assuntos diversos.

3. Selecione a pendência (1) do processo cujo assunto lhe interessa para a localização de outras ocorrências. 

4. Uma vez selecionada a pendência, clique com o botão direito do mouse para abrir um menu vertical e, nele, selecione a opção Consultar outros processos com este assunto (2).

5. Feito isso o sistema exibirá a tela de resultados da consulta, contendo os processos com o mesmo assunto do processo da pendência selecionada.

Pronto! Agora é só aproveitar o resultado da pesquisa para localizar os processos desejados. 

Simples, não é mesmo? Aproveite mais essa funcionalidade do SAJ Procuradorias e, para qualquer dúvida, procure a equipe de suporte da sua Procuradoria.