Configurações de Distribuição e Período de Atividade do Procurador

Para uma distribuição de processos mais efetiva, o sistema SAJ Procuradorias permite que exista vínculo entre a parte contrária do processo e o procurador responsável, fazendo com que todos os processos dessa parte sejam direcionados sempre ao mesmo procurador.

Veja como isso acontece:

1. Ao cadastrar/gerar um processo, o sistema verifica se o CPF ou CNPJ da parte contrária já possui vínculo com algum procurador na procuradoria/chefia/área do processo.

1.1 Caso já exista o vínculo, o sistema distribuirá, automaticamente, o processo para esse procurador e lhe acrescentará 1 peso.

1.2 Caso ainda não exista vínculo, o sistema adotará a regra de sugestão da chefia configurada na procuradoria e verificará qual procurador possui menor peso para lhe direcionar o processo. Neste momento cria-se o vínculo entre a parte contrária e o procurador, e todos os processos posteriores dessa mesma parte serão direcionados a ele.

Para a realizar a distribuição automática de processos, o sistema adota o critério de pesos. O peso é um indicador que tem por objetivo equilibrar quantitativa e qualitativamente o volume de demandas distribuídas entre os procuradores, sejam elas pendências ou processos. 

Assim, no momento de uma distribuição automática, o sistema leva em conta quanto peso tem cada procurador, e aquele que tiver menor peso associado terá mais chances de receber um novo processo. 

Juntamente com o peso, o sistema considera o peso aplicado a cada procurador dentro de cada grupo de distribuição, considerando impedimentos e especialidades. Assim, quando todos estiverem dentro do mesmo critério de atendimento, o sistema aplicará uma faixa de números a cada procurador e realizará o sorteio de um número e o procurador que tiver em   sua faixa de numeração o número sorteado será o responsável pelo processo. 

Sempre que houver um procurador, dentro dos critérios, com peso superior aos demais, o mesmo será removido da possibilidade de recebimento de processos até que todos os procuradores do grupo de distribuição estejam com o peso equilibrado.

Veja o exemplo de uma distribuição por peso:  

Existem 05 procuradores aptos a participarem da distribuição automática, dentro do grupo de distribuição em razão da classe processual. 

 
Perceba que os Procuradores D e E possuem menor peso que os demais procuradores. Assim, os procuradores A, B e C, que estão com valores superiores, são excluídos do sorteio. 

Na sequência, atribui-se ao Procurador D e ao Procurador E uma faixa de número.  

Supondo que o número sorteado seja 89, teremos o Procurador E como contemplado por estar dentro da faixa de sorteio. 

Para conferir o demonstrativo de distribuição acesse o menu Consultas e clique na opção Demonstrativo de distribuição. 
Na tela Demonstrativo de distribuição, preencha os filtros necessários e clique em Consultar, no canto inferior esquerdo da tela.  

O sistema retornará com o resultado da consulta de acordo com o período que doi informado, apresentando as informações de cada processo distribuído.

Entenda o cálculo realizado quando a distribuição se dá por peso: 

Peso = Peso do Procurador + (PP * PM). 

• Peso do processo (PP): Cada processo possui um peso que representa o seu nível de complexidade em uma escala de 1 a 5. Caso a complexidade do processo seja alterada, consequentemente o peso do processo também será alterado.
• A cada novo processo distribuído a um procurador em uma chefia/procuradoria/área, o respectivo PP será somado ao peso do procurador no Grupo de Distribuição a que pertence o processo. 
• Peso da manifestação (PM): quando processos e pendências são contabilizados juntos, com a utilização de pesos unificados. Para isso, cada categoria de peça judicial cadastrada no sistema terá um peso que representará o grau de esforço exigido do procurador para produzi-la. A cada peça judicial finalizada pelo procurador, o respectivo PM associado será multiplicado pelo PP e somado ao peso do procurador, relativo ao grupo de distribuição a que pertence o processo. 
   

O critério de distribuição por Peso é considerado o mais eficiente para equilibrar a carga de trabalho de um procurador dentro do sistema. E, pode ser utilizado em todos os tipos de processos que tramitam no SAJ Procuradorias.
 

A distribuição de pendências ocorre por dependência, na qual o procurador, dono do processo, recebe diretamente as pendências dos processos que estão em sua banca. Mas ele também pode receber pendências de processos que não pertencem a ele. Isso pode ocorrer por conta de solicitações de Redistribuição Provisória, feitas por outros procuradores da chefia, ou em casos de afastamento provisório de procuradores, com redistribuição automática na procuradoria/área. 

Caso um procurador não queira participar dessa redistribuição automática de pendência, o sistema possui uma funcionalidade que faz com que ele deixe de receber as pendências redistribuídas automaticamente. Para isso, é necessário retirar o procurador de todas as procuradorias e áreas das quais ele participa da distribuição automática de pendências. 

Veja neste artigo como fazer isso:.
1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para distribuição automática.

2. Na janela Configurações para Distribuição, informe a Chefia clicando na lupa à direita do campo (1). Neste momento os sistema exibirá a tela de Consulta de chefias (2). Clique na chefia desejada (3) e, depois, em Selecionar (4).

3. Depois de informar a Chefia, clique na aba Pesos (1) e, em Pesos referentes a distribuições/redistribuições, clique na opção Provisórias (intimações) (2).

4. Ao marcar a opção mencionada acima, o sistema listará todas as procuradorias e suas respectivas áreas. Expanda os menus para visualizar os procuradores pertencentes a cada área.

5. Desmarque o procurador desejado utilizando a caixa de seleção que está ao lado do nome de cada procurador. Lembre-se que seve ser desmarcado em todas as procuradorias/áreas em deseja.

6. Caso a tabela apresente muitas opções, é possível filtrar os resultados utilizando o campo Procuradoria. 

Após desmarcar o procurador, ele não aparecerá mais na lista de procuradores aptos a receberem uma Redistribuição Provisória na procuradoria/área desmarcada, e também não participará mais da distribuição de pendências de procuradores afastados.

Ao realizar este procedimento, você estará excluindo apenas o procurador selecionado da redistribuição automática de pendências. Os demais procuradores dessa chefia/procuradoria/área que estão marcados no peso de provisórias continuarão a receber as redistribuições de pendências.

O peso de processos de um procurador é muito importante para determinar se ele está ou não apto a participar da distribuição automática. Em casos em que o peso desse procurador é muito menor do que o restante dos procuradores da chefia, na distribuição automática, ele será contemplado com mais frequência.

Um procurador pode ficar com peso menor do que o restante dos procuradores por diversas razões, como, por exemplo, o procurador ficou muito tempo sem participar da distribuição automática ou, na entrada em exercício, a opção de equilíbrio de pesos não foi aplicada.

O sistema SAJ Procuradorias não controla a distribuição da audiência, ou seja, as audiências são distribuídas para o mesmo procurador do processo. Porém, essa funcionalidade é configurável. E quando a Procuradoria opta por controlar a distribuição de audiências, existem regras específicas para identificar os procuradores aptos para receber a audiência.

Verifique a seguir as regras consideradas pelo SAJ:  

1. Procuradores Impedidos 

Para qualquer distribuição efetuada sempre serão retirados da lista qualquer procurador que esteja impedido conforme regras de impedimentos abaixo: 

A) Impedimentos (aplicadas a qualquer distribuição)

• Impedimento pessoal;
• Impedimento por assunto;
• Especialista com atuação exclusiva por ação/assunto/órgão judicial.

B) Impedimentos exclusivos para intimações

• Procurador substituto com atuação exclusiva nas pendências do procurador afastado.

C) Impedimentos aplicados quando a chefia controla a distribuição da audiência. 

• Afastado no dia da audiência;
• Possui outra audiência com choque de horário;
• Audiência em outro turno do mesmo dia (configurável através de parâmetro no SAJ/ADM);
• Audiência em outro órgão judicial no mesmo dia. 

2. Procuradores (possivelmente) Aptos 

Após a aplicação de regras de impedimentos, os procuradores restantes sofrem inferência de regras de especialidades. As regras são aplicadas seguindo a ordem exposta abaixo: 

A) Procurador vinculado ao Órgão Judicial 

B) Especialidades com base em regras de audiências 

Caso a chefia controle a distribuição de audiências, aplicam-se as regras abaixo para tentar definir um ou mais especialistas, sendo que somente uma das regras abaixo será aplicada seguindo a ordem de prioridade: 

1. Com audiência no mesmo andar e bloco;
2. Com audiência no mesmo andar, mas em blocos diferentes, que possuem passarela;
3. Com audiência no mesmo bloco e com diferença de andar menor que a;
4. Com audiências em blocos diferentes, porém em andares próximos. 

C) Procurador especialista na parte contrária principal

Caso o parâmetro “Controlar vinculação de procuradores com as partes de processos na distribuição de processos/audiências” esteja habilitado no SAJ/ADM. 

Sempre que a chefia estiver configurada para controlar a distribuição de audiências, os procuradores que recebem os processos/audiências são vinculados à parte contrária do processo, tornando-se especialistas nestas e, portanto, tem prioridade para receber as próximas audiências. 

D) Especialista no assunto/tipo de ação do processo

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor as regras de distribuição de audiências quando uma chefia opta por controlar a distribuição. 

Por alguma razão, pode ser necessário que o procurador se afaste temporariamente de suas atividades. Quando isso ocorre, é necessário informar o período em que ocorrerá o afastamento, para que o sistema possa destinar as pendências que estão sob sua responsabilidade e desconsiderar o procurador durante a distribuição ou redistribuição de novas pendências. Vale lembrar que o afastamento temporário não implica na perda de processos, pois entende-se que o procurador voltará ao trabalho após este período.

Verifique a seguir como realizar as configurações deste tipo de afastamento.

1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para distribuição automática.

2. Na janela Configurações para Distribuição, mantenha-se na aba Lotação do procurador e preencha o campo Chefia.

3. Em seguida, informe, se necessário, a Procuradoria (1) e a Área (2). Em alguns casos, esses campos poderão ser, automaticamente, preenchidos pelo sistema, conforme a Chefia informada.

4. Informe o nome do Procurador que ficará temporariamente afastado. Se for necessário consultar o seu código de identificação e o nome, utilize a lupa (1) localizada ao lado do campo ou dê um clique do mouse sobre este campo e pressione o atalho F5 do teclado para exibir a lista de opções disponíveis.

Na tela Consulta de Procuradores (2), selecione o procurador desejado (3) e, por fim, clique em Selecionar (4), no canto inferior esquerdo da tela.

5. Depois de inserir os dados de identificação do Procurador, na seção Histórico do procurador na procuradoria/área é necessário informar a data de término do período (1) atual do procurador. Em seguida, clique em Inserir (2) (botão representado por um sinal de mais na lateral direita do campo) ou aperte a tecla TAB do seu teclado para carregar, automaticamente, a próxima linha da tabela.

6. Ao inserir a nova linha, a data de início (1) é automaticamente preenchida. Selecione, então, a situação Afastado temporariamente (2).

7. Ao informar a situação Afastado temporariamente, o sistema exibirá opções para configuração do afastamento. Primeiro, indique se o procurador continuará participando da distribuição automática de processos: esta opção é recomendada para que se mantenha o equilíbrio de pesos na chefia, lembrando que as intimações e pendências serão redistribuídas de acordo com as demais configurações do afastamento.

8. Em seguida, defina as configurações relativas às novas pendências cadastradas para o procurador. Ao marcar a opção Encaminhadas ao procurador-chefe, as pendências são distribuídas ao procurador afastado e um pedido de redistribuição provisória é criado ao procurador-chefe, que deverá proceder com a redistribuição manual para cada pendência. Esta modalidade permite que o chefe designe o melhor substituto para cada demanda. Somente após a redistribuição feita pelo chefe é que as pendências serão removidas do procurador afastado.

9. Já na opção Distribuídas automaticamente na procuradoria/área (1), as pendências serão distribuídas entre os procuradores ativos na banca da Chefia, da Procuradoria e da Área informadas nos campos de referência que ficam localizados logo abaixo (2).

10. Também é possível definir que as pendências sejam distribuídas automaticamente a um ou vários procuradores substitutos (1). Nesta configuração, é preciso informar o nome do(s) procurador(es) substituto(s) designados. Utilize a opção Inserir (botão representado por um botão de mais na lateral direita do campo) para incluir um substituto para o afastamento (2).

11. Quando são configurados vários procuradores substitutos para o afastamento, ocorrerá uma distribuição automática entre os substitutos para cada demanda. O SAJ manterá o equilíbrio de pendências entre os substitutos, de modo que nenhum seja sobrecarregado. Já para afastamentos em que existe um único substituto, este receberá todas as demandas do procurador afastado.

Em versões do SAJ Procuradorias superiores a 4.20.01-44, é possível configurar um Período de desincompatibilização para o afastamento. Este período permite que o procurador não receba novas demandas alguns dias antes e/ou depois do seu afastamento. A desincompatibilização serve para que o procurador finalize seus expedientes atuais antes do afastamento.

É possível utilizar períodos em dias úteis ou corridos para configurar a desincompatibilização.

12. Depois de definir todas as configurações do afastamento temporário, clique em Salvar, no canto inferior esquerdo da tela para registrar o histórico do procurador e, a partir da data de Início informada, o mesmo será considerado afastado pelo SAJ.
 

Pronto, seguindo esses passos é possível fazer a configuração do afastamento temporário de um procurador conforme as necessidades da sua procuradoria. Em caso de dúvida, entre em contato com o suporte técnico local.

Por alguma razão, pode ser que ocorra o afastamento definitivo (aposentadoria, exoneração, mudança de lotação, etc.) de um procurador em uma determinada chefia ou área. Quando isso ocorre, há a necessidade de destinar os processos que estão sob sua responsabilidade. Neste sentido, é necessário informar no sistema o período em que ocorrerá este afastamento, para que ocorra a redistribuição de processos e pendências que pertencem a esse procurador, e também para que o procurador afastado não receba novas demandas.

Confira, neste artigo, como realizar as configurações de afastamento definitivo.

1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para distribuição automática.

2. Na janela Configurações para Distribuição, mantenha-se na aba Lotação do procurador e preencha o campo Chefia.

3. Em seguida informe, se necessário, a Procuradoria (1) e a Área (2). Em alguns casos, esses campos poderão ser automaticamente preenchidos pelo sistema, de acordo com a Chefia selecionada.

4. Informe o nome do Procurador (1) que deverá ser afastado definitivamente. Caso seja necessário consultar o seu código de identificação ou o seu nome, utilize a lupa localizada ao lado direito do campo. Ao clicar sobre a lupa, a tela Consulta de Procuradores irá se abrir, então selecione a opção desejada (2), e enfim clique em Selecionar (3).

5. Após inserir os dados de identificação do Procurador, o histórico de afastamentos realizados será exibido na seção Histórico do procurador na procuradoria/área. Nesta seção, informe a data de Término (1) da atual Situação do Procurador. Em seguida, clique no ícone de mais (+) (2) localizado à direita da seção, para adicionar uma nova linha ao histórico.

6. Ao adicionar a nova linha, a data de Início é automaticamente preenchida com o dia seguinte ao término da linha anterior (1). Portanto, selecione em Situação, a opção Afastado definitivamente (2).

7. Ao selecionar a opção Afastado definitivamente, o sistema exibirá quatro opções para configuração do afastamento, as quais tem por objetivo definir o destino das pendências e dos processos do procurador que está sendo afastado.

Dentre as opções de configuração para distribuição, você pode indicar se os processos já distribuídos ao procurador serão:

• Encaminhados para o procurador-chefe para redistribuição: para cada processo do procurador será criado um pedido de redistribuição à chefia. Posteriormente o chefe deverá definir o tipo de distribuição para cada processo;
• Redistribuídos na procuradoria/área: cada processo do procurador sofrerá redistribuição entre os procuradores que participam da distribuição automática;
• Redistribuídos para o procurador substituto: cada processo do procurador será redistribuído entre os procuradores listados como substitutos;
• Mantidos com a banca: o procurador permanece com os processos que já estão com ele.

8. As opções para redistribuições apresentam duas alternativas: a opção Por demanda, aplicada somente quando entrar uma pendência nova, e neste caso, o processo é que será redistribuído; e a opção A partir de uma data, que significa que dessa data se iniciará a redistribuição de todos os processos. 

9. Caso opte pela redistribuição A Partir de (1), defina no campo à direita uma data para início da redistribuição. Desta forma, os processos só começarão a ser redistribuídos a partir da data informada. Então, é necessário acessar a aba Novas Pendências (2) para indicar para onde serão redistribuídas as novas pendências cadastradas para o procurador, enquanto os processos não são redistribuídos. 

10. Ainda com a opção A partir de, também é possível que o procurador continue recebendo novos processos. Para isto, clique sobre a aba Processos e marque o campo Procurador continuará participando da distribuição automática. Nesse cenário, as novas pendências cadastradas para esses processos deverão ser encaminhadas ao procurador-chefe ou distribuídas automaticamente na chefia/procuradoria, conforme for selecionado.

11. Outra configuração possível dentre os cenários de redistribuição, é a opção As pendências em aberto continuarão com o procurador. Isso significa que os processos podem ser redistribuídos, mas as pendências desses processos cadastradas antes do afastamento permanecerão com o procurador.

12. Escolhidas as configurações, clique em Salvar.

Uma vez realizada a configuração para a chefia, procuradoria e área informadas, a situação do procurador passará a ser Afastado definitivamente a partir da data início informada no histórico. E os processos e pendências serão redistribuídos ou mantidos com a banca, conforme estabelecido nas opções definidas.